Reuniões são uma parte fundamental da vida profissional de qualquer pessoa que deseja se destacar e crescer em sua carreira. No entanto, muitas vezes, esses encontros acabam se tornando uma perda de tempo e energia, deixando os participantes frustrados e sem uma resolução efetiva dos problemas abordados. É por isso que é crucial entender a importância de fazer reuniões produtivas e saber como conduzi-las adequadamente.

 

A importância de fazer reuniões produtivas

Muitas vezes, as pessoas saem de uma reunião sentindo que nada foi decidido ou realizado, e a sensação de frustração pode ser desmotivadora. Além disso, reuniões longas e ineficazes podem levar a uma queda na produtividade geral da equipe.

Por outro lado, reuniões produtivas são uma ferramenta poderosa para aumentar a colaboração e a criatividade da equipe.

Quando feitas corretamente, as reuniões podem ser uma oportunidade para que os membros da equipe compartilhem ideias, discutam desafios e tomem decisões importantes juntos.

Para que uma reunião seja produtiva, é fundamental ter um objetivo claro e uma agenda bem definida. Todos os participantes devem saber o que é esperado deles durante a reunião e como suas contribuições são importantes para alcançar o objetivo geral.

 

Critérios para fazer uma reunião

Existem alguns critérios importantes a serem considerados ao fazer uma reunião. Primeiro, é importante definir um objetivo claro e alcançável para a reunião. Todos os participantes devem entender o que está sendo discutido e qual é o objetivo geral da mesma.

Além disso, é necessário ter uma agenda clara e bem definida para a reunião. A agenda deve incluir tópicos específicos que serão discutidos e o tempo estimado para cada item. Isso ajuda a manter a reunião no caminho certo e evita que ela se torne improdutiva ou desorganizada.

Outro critério importante é ter participantes relevantes na reunião. Certifique-se de que as pessoas que estarão presentes são as que precisam estar lá e têm algo importante a contribuir. Evite ter pessoas desnecessárias ou que não têm interesse direto nos assuntos a serem debatidos.

Por fim, é importante estabelecer um ambiente positivo e colaborativo para a reunião. Assegure-se de que todos os participantes se sintam à vontade para compartilhar ideias e que haja um respeito mútuo entre todos os envolvidos.

 

Funções do condutor da reunião

O segredo para reuniões mais eficazes está diretamente ligado às funções do condutor da reunião. É ele quem é responsável por garantir que a reunião seja produtiva, eficiente e que todos os participantes possam contribuir de forma significativa para a discussão.

Ser o condutor de uma reunião pode ser uma tarefa desafiadora, mas existem algumas funções que podem ajudar a garantir o sucesso da reunião:

  1. Definir o objetivo da reunião: O condutor deve estabelecer o objetivo da reunião para que todos os participantes saibam o que será discutido e o que se espera como resultado.
  2. Preparar a pauta: O condutor deve preparar uma pauta com os tópicos a serem discutidos durante a reunião, para que todos os participantes possam se preparar adequadamente.
  3. Conduzir a discussão: Durante a reunião, o condutor deve liderar a discussão e garantir que todos os participantes tenham a oportunidade de se expressar e que o objetivo da reunião seja alcançado.
  4. Controlar o tempo: É importante que o condutor da reunião controle o tempo, para que todos os tópicos sejam discutidos dentro do prazo estabelecido.
  5. Tomar notas: O condutor da reunião deve tomar notas sobre o que foi discutido, as decisões tomadas e as tarefas a serem realizadas, para que todos os participantes tenham acesso a essas informações e possam se lembrar do que foi discutido.

 

Dicas para reuniões virtuais mais assertivas

As reuniões virtuais tornaram-se parte da rotina de trabalho para muitas pessoas nos últimos anos. Com a pandemia, a prática se intensificou e se tornou essencial para manter a produtividade e a comunicação entre as equipes. No entanto, reuniões virtuais eficazes exigem atenção aos detalhes para garantir que a mensagem seja transmitida com clareza e que as decisões sejam tomadas com precisão. Por isso, reunimos algumas dicas para ajudá-lo a conduzir reuniões virtuais mais assertivas.

  1. Planeje a reunião com antecedência

Assim como as reuniões presenciais, as virtuais também exigem um planejamento adequado. Antes de iniciar a reunião, prepare a pauta com os tópicos que serão discutidos e envie-a para os participantes com antecedência. Isso permite que eles se preparem e tenham uma ideia do que será abordado.

  1. Escolha a plataforma de comunicação adequada

Existem várias plataformas de comunicação disponíveis no mercado para realizar reuniões virtuais, como Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, entre outras. É importante escolher a plataforma mais adequada para as necessidades da sua equipe. Certifique-se de que todos os participantes tenham acesso à plataforma escolhida e que estejam familiarizados com o seu funcionamento.

  1. Estabeleça regras de etiqueta virtual

As regras de etiqueta virtual são essenciais para garantir que a reunião flua sem problemas. Algumas sugestões são: desligar o microfone quando não estiver falando, evitar interrupções e manter a câmera ligada para facilitar a comunicação visual. Estabelecer essas regras com antecedência pode ajudar a garantir que a reunião seja mais produtiva e que todos se sintam confortáveis.

  1. Seja claro e conciso

Na comunicação virtual, é importante ser claro e conciso. Fale de forma clara e evite usar jargões ou expressões que possam não ser entendidas por todos os participantes. Além disso, evite prolongar a reunião desnecessariamente e foque nos tópicos mais importantes.

  1. Faça um resumo ao final da reunião

Ao final da reunião, faça um resumo dos pontos discutidos e das decisões tomadas. Isso ajudará a garantir que todos os participantes entendam o que foi discutido e quais são os próximos passos.

 

ONG AVRA: Programa Liderar

Você já ouviu falar no Programa Liderar da ONG AVRA? Se não, você está perdendo uma grande oportunidade de aprimorar suas habilidades de liderança e se destacar em sua carreira.

O Programa Liderar é um curso de liderança desenvolvido pela ONG AVRA, que tem como objetivo capacitar profissionais de diferentes áreas para se tornarem líderes mais eficazes.

Mas afinal, como funciona o Programa da Liderar?

O curso aborda temas como gestão de equipes, tomada de decisões, comunicação efetiva e até mesmo sobre reuniões eficazes. Além disso, o programa oferece mentorias, para que os participantes possam colocar em prática o que foi aprendido.

E quais são os benefícios de participar do Programa da Liderar?

Além de adquirir conhecimentos práticos para melhorar sua capacidade de liderança, os participantes também terão a oportunidade de ampliar sua rede de contatos e trocar experiências com outros profissionais de diferentes áreas.

Seja você um estudante universitário em busca de habilidades complementares para melhorar sua empregabilidade, ou um profissional experiente que busca atualização em sua área, essa pode ser a oportunidade que você estava procurando para dar um passo à frente em sua carreira.

Não perca mais tempo e saiba mais sobre o Programa Liderar da ONG AVRA. Acesse aqui para mais informações e confira sobre o curso e como se inscrever.

Não deixe essa oportunidade passar e se torne um líder mais eficaz hoje mesmo!

 

Referência:

Material de apoio dos cursos – AVRA