Com certeza você já deve ter ouvido algum desses termos. São palavras que talvez não estejam no nosso cotidiano, mas se bem compreendidas e aplicadas da forma certa, fazem uma grande diferença em um contexto de liderança ‘versus’ liderados.

Mas o que é um, e o que é o outro e para que servem?

Feedback é uma palavra com origem na língua inglesa. Feed que significa alimentação e back – de volta. Dando o sentido de um processo contínuo de realimentação. Ou seja, o feedback significa uma avaliação continua de um processo para que haja os resultados esperados.

Follow-up também com a mesma origem, significa acompanhar. É o acompanhar das tarefas e atividades para ter certeza de que tudo está caminhando como planejado.

Duas habilidades essenciais para um líder que desenvolve competências fundamentais ao cargo, como a comunicação e a gestão de equipe.

 

Qual a importância dessas habilidades para os líderes?

Ao conhecer essas ferramentas e trabalhar corretamente cada uma delas, muitos benefícios vêm fazer parte dessa gestão. A primeira delas é que há um conhecimento amplo de tudo o que está acontecendo, o que ajuda na prevenção de futuros problemas que possam acontecer nesse percurso.

Além disso, há um domínio da situação, pois há visão no propósito, o que impacta em todo o organismo envolvido. Da empresa ou organização, fornecedores e parceiros, a comunidade em que se está inserido, sem falar na equipe que são os primeiros a sentir os efeitos de uma boa liderança.

Os benefícios para o time são muitos, passa pelo desenvolvimento interno de cada pessoa, proporciona um melhor ambiente de trabalho, fortalece o senso de pertencimento, o que aumenta o engajamento do indivíduo e a satisfação em fazer parte desse meio.

O líder também é beneficiado, pois desenvolve conhecimentos que são vitais para essa liderança. Tem mais clareza no que precisa ser melhorado, o aumentando o desempenho do time e a eficácia da liderança. Tornando-o cada vez mais apto para exercer essa função.

 

Como é o processo de follow-up?

Como já falamos, o follow-up é um processo de acompanhar o andamento das tarefas, fases, etapas do desenvolvimento de um trabalho.

A partir desse acompanhamento, é possível ver o que está dando certo e o que precisa de ajustes. Seja na forma de fazer, no tempo gasto a isso, ou na habilidade e conhecimento de quem está desenvolvendo esse trabalho.

É nesse processo que se pode diagnosticar, entre outras coisas, se algum colaborador não é a pessoa mais indicada para tal tarefa. Então pode-se fazer mudanças para que suas habilidades sejam melhores aproveitadas em outra atividade.

O que não significa que essa pessoa não é competente, ou que irá ser punida ou demitida por isso. São apenas ajustes que precisam ser feitos, o que é comum e necessário dentro desse contexto.

Uma das formas de se fazer o follow-up é ter reuniões curtas, objetivas e frequentes com o time. Nessa reunião é discutido sobre o que está sendo feito, quais os resultados já alcançados e os próximos passos.

Nela, é preciso extrair as seguintes informações:

  • Como está o andamento do trabalho?
  • Aconteceu algum problema inesperado?
  • Como esse problema está sendo resolvido?
  • O cronograma está sendo cumprido?
  • Os trabalhos estão dentro do prazo?
  • Há algum indicio de atraso na conclusão dos prazos?
  • Por que atrasou?
  • O que está sendo feito para que os trabalhos voltem a cumprir o tempo proposto?

O follow-up contribui para que o líder não perca o controle e estimula o colaborador a manter o foco naquilo que está sendo executado, ajustando a qualidade de entrega dentro do prazo determinado.

 

Dicas para dar um feedback eficaz:

Se o feedback é uma avaliação contínua, há um resultado que é extraído dessa avaliação. Esse resultado precisa ser entendido, avaliado e ter uma devolutiva que será negativa ou positiva.

Ao contrário do que muitos acreditam esse retorno não deve acontecer apenas quando se constata algo negativo. Ele também pode, e deve, ser dado quando há algo positivo, estimulando assim, a reprodução de um comportamento favorável e produtivo.

Para dar um feedback eficaz, a primeira coisa que precisa ser entendida é que o feedback não é uma crítica, muito menos uma bronca. Não é um desabafo emocional, nem comentários desnecessários feitos em um momento de raiva ou frustração.

Se um líder tiver tal postura, ao invés de levar a equipe a um nível acima, voltará dois passos atrás, pois vai gerar uma equipe desmotivada e sem engajamento.

Um líder sem controle emocional irá provocar maus resultados, aumento de conflitos e insatisfação na equipe, além de perder o respeito de todos.

Então, ao dar feedbacks, faça quando estiver calmo e consciente da situação, não enquanto estiver sob o calor do momento.

Ao dar um retorno positivo, não se limite ao: “parabéns, bom trabalho”. Isso é um elogio, não um feedback. Não que elogios não sejam bem-vindos, mas vá além, aproveite essa oportunidade para estimular o seu colaborador a ser ainda melhor.

Fale do processo positivo que observou e como isso foi importante. Questione como chegou nessa solução. Ouça com atenção, o incentive a continuar progredindo.

Leve-o a refletir sobre o processo, quanto mais essa reflexão for estimulada, mais chances o colaborador tem de entender o que funcionou, o porquê funcionou e como usar isso em outra situação.

Já nos casos de feedbacks negativos, em que ações ou comportamentos não alcançaram os efeitos desejados, tenha essa conversa em particular, nunca em público.

Entenda que esse parecer se refere a uma ação, atitude ou comportamento e não a personalidade da pessoa. Por isso, evite expressões pessoais como “você sempre” ou “você nunca. O feedback tem que ser específico ao caso, se não, pode parecer que é um ataque a pessoa ou a sua personalidade.

Comece essa conversa com um comentário positivo, traga algo que a pessoa fez que deu certo. Em seguida, fale da questão a ser resolvida, apontando fatos e consequências. Depois peça soluções para a melhoria dos problemas, isso vai aumentar a conscientização e estimular a proatividade na busca por resoluções.

Perceba se houve o entendimento ao erro e uma predisposição para mudanças. Dê um voto de confiança ao seu liderado, demonstre que você acredita na capacidade que ele tem de continuar se desenvolvendo.

 

Se você é um líder e não tem domínio desses recursos, ou se está se preparando para esse desafio na carreira, saiba que é importante se aprofundar em soluções que vão te preparar para ter uma liderança bem-sucedida.

Foi pensando em trazer essa solução, que a Ong AVRA criou o Liderar. Um curso online sobre liderança que tem o objetivo de ensinar os segredos dessa arte tão essencial para o tempo atual.

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Referência:

Material de apoio do curso de Liderança – AVRA